15 популярных техник тайм-менеджмента

Содержание:

Фокусируйтесь на правильных вещах

79. В начале каждого дня определите три вещи, которых хотите достигнуть80. Вместо того, чтобы фокусироваться на том, чтобы делать больше, фокусируйтесь на том, чтобы делать правильные вещи.почему 81. Разработайте «мышление роста».82. Общайтесь с «собой будущим».83. Создайте «список, не требующий мозга». 84. Спрашивайте совета у самого себя. 85. Делайте свои цели «умнее» (S.M.A.R.T-er)86. Перестаньте отслеживать прогресс ваших целей.87. Не ставьте традиционных целей, ставьте «цели процесса».в действительности 88. Перестаньте бездумно лазить по интернету.89. Выключите бессмысленные сообщения о приходе электронной почты.  90. Объявите «выходной от почты».91. Отвечайте на письма большими порциями. 92. Когда вы встречаетесь с кем-то лично, полностью отключайте ваш телефон.93. Определите ваши «краеугольные привычки». 94. Сделайте ваши вредные привычки более дорогими95. Награждайте себя.96. Предвидьте препятствия для новых привычек.97. Сделайте время доступа к раздражителям более 20 секунд. 98. Практикуйте активное слушание. 99. Рассматривайте свою жизнь как набор «зон». 100. Всегда работайте с какой-то целью в голове.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная

Срочная не является важной, а важная — срочной»

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.

Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.

Срочные, но не важные – делегируйте их.

Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

Поставьте задачу, которую нужно сделать.

Установите таймер на 25 минут.

Работайте и не отвлекайтесь.

После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.

После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.

Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.

Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.

В — незначительные задачи, которые можно не делать.

Г — то, что необходимо делегировать другому.

Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

За 10 часов до сна откажитесь от кофе.

За 3 часа от еды и алкоголя.

За 2 часа от работы.

За 1 час выключите все гаджеты.

0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Эффективные техники и методики тайм-менеджмента

По управлению временем написано огромное количество книг. Чтобы начать тайм-менеджмент, необходимо воспользоваться одной или несколькими следующих методик:

1) Упорядочение планов дня по методу «Альпы»

Суть метода заключается в точном подсчете времени на выполнение задач, а также использовании рабочего времени 60/40. Если человек работает 8 часов в день, то на решение повседневных рабочих задач у него есть 5 часов. Оставшиеся 3 часа резервируются для решения форс-мажоров и непредвиденных дел. Ежедневный рабочий план формируется таким образом, чтобы его выполнение заняло около 5 часов.

2) Техника АБВГД

Методика разделения задач по приоритетности от А до Д. Задача А определяется как то, что необходимо сделать максимально быстро, иначе возникнут серьезные последствия. Б — задача, которую следовало бы выполнить, но при этом последствия невыполнения будут мягкими. В — что-то, что было бы выгодно выполнить, но при невыполнении не возникнет никаких последствий. Г — работа, которую можно без страха поручить другому. Д — задача, которую можно не выполнять и удалить из перечня дел из-за потери актуальности.

3) Матрица Эйзенхауэра

Метод представляет собой использование специальной матрицы, состоящей из четырех квадратов. Первые два представляют собой важные срочные и несрочные задания, вторые два — неважные срочные и несрочные задачи. В каждый квадрат выписываются цели. После этого, в зависимости от того, где находится задача, она включается в план действий с нужным приоритетом. Матрица хорошо подходит для создания годового и месячного плана.

4) Принцип Парето

Данный принцип гласит, что при выполнении задачи 20% усилий тратится на достижения первых 80% результата и 80% усилий на достижение последних 20%. При планировании следует учитывать этот аспект

Особенно это важно в построении красивой фигуры, обучении и самосовершенствовании

5) Пирамида Франклина

Отец основатель США Бенджамин Франклин в возрасте 20 лет составил для себя план на всю жизнь вперед. Принципы, которые он использовал, сейчас называются пирамидой Франклина. Ее суть заключается в определении главных жизненных ценностей, исходя из которых формируется цель. В свою очередь цель становится основой для генерального плана, по которому создается долгосрочный график работы на годы вперед. Он разделяется на ежемесячные и ежедневные планы.

6) Сначала съешьте лягушку

Достаточно популярная методика тайм-менеджмента, суть которой заключается в выполнении задания, которое по каким-либо причинам давно откладывалось. По возможности каждое утро следует начинать с выполнения отложенной задачи (съедания лягушки), после этого следовать заготовленному плану. Утром у человека гораздо больше силы воли для работы, поэтому способ считается высокоэффективным.

7) Метод помидора

Чередование непрерывной работы в течение 25 минут и отдыха в течение 5 минут. После четырех циклов делается перерыв 30 минут. Метод основан на том, что мозг может интенсивно работать около 25 минут, после чего ему требуется краткосрочный отдых.

8) Метод большого слона

Любая крупная задача — это слон. Чтобы успешно съесть слона, необходимо разделить его на части. Любой проект нужны разделить на части, после включить в план. Метод слона помогает бороться с фрустрацией и вовремя приступать к работе.

9) Метод швейцарского сыра

Крупные проекты разбиваются на маленькие части, но даже так не всегда удается заставить себя работать. Принцип швейцарского сыра подразумевает первичное решение тех частей проекта, которые интересны человеку. Решение первичных задач значительно уменьшает общий объем работы и создает приятное впечатление от проекта, поэтому работать становится легче.

10) Делегирование задач

При выполнении общих проектов следует правильно распределять обязанности. Руководителю следует сконцентрироваться на важных делах, делегируя менее важные задачи подчиненным. В быту все работы тоже могут быть разделены между членами семьи в соответствии с навыками и количеством свободного времени.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

  1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
  2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
  3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
  4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

  • сложность и интенсивность труда;
  • состояние здоровья;
  • условия труда;
  • психологический климат;
  • перерывы в течение рабочего дня и др.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:. 1

Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами

Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи

Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом

Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя

Работает ли управление временем в реальной жизни – мой опыт

Работа редактором и автором в крупных информационных изданиях просто обязывала меня заниматься управлением рабочим и личным временем. Ежедневное общение с десятками сотрудников, работа с огромными массивами информации и распределение задач – все это требовало организации временных ресурсов.

Сложно быть продуктивным, если приходится переключаться с одной деятельности на другую.

Потому тайм-менеджмент мне пришлось осваивать на собственной практике, пользуясь наработками коллег, специальной литературой и личным опытом управления временем.

Чтобы настроить ТМ, мне пришлось полностью изменить подход к работе. Считаю, что использованный мной простой алгоритм из 3-х правил подойдет для большинства видов деятельности, включая бизнес-проекты, удаленную работу, фриланс и занятость в оффлайне.

Три важных момента из личного тайм-менеджмента, которые я исповедую:

Придерживаюсь их уже несколько лет и с каждым годом убеждаюсь, что они классно работают.

Момент 1. Отношение к рабочему процессу

Первое, что нужно сделать, это изменить своё отношение к работе, к личному времени, к жизни в целом. И дело не в том, что вы живете неправильно. Речь идет о переоценке ценностей и приоритетов или хотя бы их критическом осмыслении.

Ответьте себе честно на эти вопросы, иначе никакой ТМ вам не поможет.

  1. Любите ли вы свою работу?
  2. Что бы хотели изменить в своей жизни?
  3. Готовы ли вы к переменам?

Бывает и так, что люди, которые стали грамотно организовывать свою деятельность, вдруг начинают понимать, что большую часть своего времени занимаются совсем не тем, чем хотели бы.

Удовольствие от работы – не миф и не идеализация. Если работа для вас тяжела, скучна, обременительна – нужна ли такая работа вообще?

Возможно, вам стоит сменить род деятельности. Трудиться только ради денег и куска хлеба в наше время слишком расточительно.

Момент 2. Изменить подход к жизни

Изменив отношение к работе и жизни, придется поменять и подход. Сейчас, чтобы быть востребованным специалистом в какой-либо области, недостаточно просто выполнять свою работу. Надо постоянно развиваться, иначе более организованные и трудолюбивые люди обойдут вас на поворотах.

Изменив подход к жизни, вы меняете саму жизнь!

К примеру, я знаю авторов, которые пишут только статьи, и за проекты, хотя бы слегка выходящие за эти рамки, никогда не берутся. Если их просят сделать лэндинг, они отсылают заказчиков ко мне, полагая, что с такой работой не справятся.

Но я тоже узнал, что такое лэндинги, лишь несколько лет назад. Просто когда мне впервые предложили такой проект, я не отказался в испуге, а нашел время разобраться в вопросе, посоветоваться с коллегами и сделать проект.

Быть востребованным и конкурентоспособным – это значит, прокачивать свой «скилл» не только в своей узкой области, но и в смежных сферах. Но где взять на это время? Как раз в этом поможет практический тайм-менеджмент.

Продуктивное управление временем, выбор правильной методологии позволят вам существенно расширить свою сферу деятельности и делать более дорогую работу с теми же, а то и меньшими затратами времени.

Момент 3. Использование тактики и стратегии

Стратегическая программа зависит от цели.

Для начала наведите порядок в рутинных делах: все большие цели начинаются с малого. Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня, укажите затраченное по каждому пункту время и подчеркните задачи, которые вы считаете главными.

Заведите виртуальную мусорную корзину, куда будете «выбрасывать» дела, которые оказались лишними или ненужными. Иногда задачи мы выполняем только потому, что нам не хватило смелости сказать «нет» (самому себе или тем, кто эти дела назначил). Только упорядочив рутину, целесообразно переходить к более глобальным целям.

В следующих разделах вы найдете практические советы от людей, успешно освоивших науку тайм-менеджмента.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом

С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Что это такое

Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.

Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.

Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.

Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.

Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.

Советы по организации времени

Для лучшего управления временем нужно научиться фокусироваться на главном. Второстепенные задачи всегда можно отложить без сильного ущерба для общего прогресса. Следует научиться отказывать другим людям, если они ставят вам неудобные условия или просят о чем-то, что доставляет вам дискомфорт. Нужно организовать отдых с учетом биоритмов. Сэкономить время помогает оптимизация рабочего места.

Фокусировка на главном

Срыв главных задач наносит больше ущерба прогрессу, поэтому их нужно обязательно выполнять. Вы можете пренебречь второстепенными делами, однако не игнорируйте основные обязанности. Сфокусируйтесь на выполнении последних, а оставшиеся ресурсы распределяйте между другими задачами.

Главные задачи нужно обязательно выполнять.

Умение отказывать

Научитесь говорить «нет», если что-то причиняет вам дискомфорт. Не соглашайтесь на невыгодные условия. Если кому-то нужно уступить, пусть это будут обе стороны. Ищите компромиссы. Будьте категоричны, но вежливы. Если вашей мягкостью часто пользуются, отказывайте уверенно, не оставляя собеседнику шансов. Вы можете взять время на размышления, чтобы человек поискал альтернативные варианты.

Отдых с учетом биоритмов

Некачественный отдых вызывает стресс. Если человек не успевает восстановиться после нагрузок, его работоспособность падает. В результате объем выполняемых задач сокращается, утрачивается мотивация, на все дела уходит больше времени. В лучшем случае приходится менять планы, в худшем – сил не хватает даже на первостепенные обязанности.

Специалисты утверждают, что лучше просыпаться в 5-6 часов утра, когда наиболее активно вырабатываются гормоны. Желательно успеть перед работой заняться физической активностью. Например, сделать зарядку. Это подготавливает организм к выполнению других задач. В 12-13 часов дня желательно организовать перерыв, если вы задействованы в умственной деятельности. Отдых можно продлить до 15.00. После этого времени наступает новый подъем активности.

После 21 часа важно психологически и физически расслабиться. Вы можете послушать спокойную музыку, поразмышлять или просто побыть наедине с собой

В 22 часа организм готовится ко сну. Необходимо исключить все интенсивные физические или умственные нагрузки, сильные впечатления, крепкий кофе или чай. Лучшее время для засыпания – 23 часа.

Отдыхать нужно обязательно с учетом биоритмов.

Организация рабочего места

Рабочее место – это отражение состояния дел человека. Завал из вещей и хаотично расклеенные стикеры с напоминаниями свидетельствуют о недостаточно хорошем планировании. С таким рабочим местом не знаешь, за что сначала взяться. Приходится тратить много времени на поиск вещей и отвлекаться. Стикеры невольно напоминают о невыполненных делах, повышая уровень стресса. Еще хуже, если за ними скрываются, например, важные бумаги, с которыми нужно было разобраться еще несколько дней назад. Визуальный объем работ и осознание срыва сроков давят на вас и отбивают желание хотя бы начать.

Если вы хотите избавиться от неорганизованности, начните с рабочего места. Уберите все лишние вещи. Разложите предметы так, чтобы вы могли легко найти их. Рассмотрите вариант блочно-модульной организации. Объединяйте вещи по группам.

Ограничение своего перфекционизма

Перфекционисты доводят детали до совершенства, но упускают из вида общую картину. Они тратят слишком много ресурсов даже на второстепенные задачи. Нередко перфекционист остается недоволен полученным результатом, что повышает уровень стресса и мешает дальнейшей работе. Ситуация усугубляется, если такому человеку поручили руководство над другими. В погоне за совершенствованием он будет тратить слишком много ресурсов. Это снизит общую продуктивность.

Перфекционист всегда недоволен полученным результатом.

Чтобы избавиться от перфекционизма, перестаньте бояться критики и неудач. Подумайте, что произойдет при самом худшем раскладе. Скорее всего, это не так страшно, как вы представляли себе. Избегайте позиции «все или ничего». Прислушивайтесь к замечаниям, но не придавайте чужому мнению слишком большого значения. Вы не должна зависеть от него.

Дедлайны с запасом времени

Не пытайтесь сдавать проекты в последние минуты. Работа в быстром темпе истощает. Даже если вы успеваете справиться с задачей, в дальнейшем ваша эффективность снижается. Это приводит к ухудшению продуктивности и срыву сроков уже по другим проектам. Научитесь распределять обязанности так, чтобы у вас оставался большой запас времени. Одновременно это поможет своевременно внести правки и расширить базу постоянных клиентов.

Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

T — Time — время.

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность

Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость

Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость

Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность

Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время

Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector